В эксель выбрать из раскрывающегося списка. Связанные выпадающие списки. Формирование выпадающего списка

Чтобы не набирать по буквам и цифрам уже набранные ранее текстовые и числовые значения ячеек, для ускорения процесса заполнения информацией ячеек листа MS Excel и для минимизации ошибок, в том числе опечаток и орфографических, удобно применять раскрывающийся список.

Из раскрывающегося списка несколькими кликами мыши можно ввести в назначенные ячейки нужную информацию. Широко применяются раскрывающиеся списки при написании расчетных программ в Excel.

Программа MS Excel, имея очень дружественный интерфейс, предлагает пользователю несколько разных вариантов помощи при вводе в ячейки рабочего листа повторяющейся информации.

Предположим, что мы ведем базу данных поступления металлопроката на склад. В первом столбце мы указываем вид прокатного профиля.

Вариант №0 — «Элементарный».

Делая очередную запись в ячейку А9, при наборе первой буквы наименования профиля, например «Ш», Excel предлагает заполнить ячейку словом «Швеллер». После набора «Ш» достаточно нажать кнопку «Ввод» на клавиатуре – и слово будет введено в ячейку.

«Минусом» данного варианта является необходимость ввода иногда нескольких букв и невозможность заранее создать справочник наименований, ограничивающий свободу деятельности пользователя.

Переходим непосредственно к вариантам создания раскрывающихся списков.

Вариант №1 — «Простейший».

Если активировать мышью ячейку А9, нажать сочетание клавиш «Alt» «↓», то появится раскрывающийся список, содержащий все ранее введенные в этом столбце значения. Остается лишь выбрать мышью нужную запись. Вместо набора вышеуказанного сочетания клавиш можно щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать в нем пункт «Выбрать из раскрывающегося списка…». В результате увидим тот же выпадающий список.

В данном варианте активная ячейка обязательно должна примыкать снизу к диапазону значений, а сам диапазон не должен содержать пустых ячеек!

Вариант №2 — «Простой».

Этот вариант позволяет заранее создать список (справочник) значений из которых пользователь в дальнейшем сможет выбирать необходимые записи. При этом список может быть размещен где угодно на листе (или даже на другом листе) и может быть при необходимости скрыт от пользователя.

Для того чтобы создать раскрывающийся список в этом варианте необходимо выполнить ряд последовательных шагов.

1. Создаем список возможных значений, записав их в столбец по одному в ячейку. Допустим это перечень в ячейках А2…А8.

2. Активируем ячейку, в которой необходимо поместить раскрывающийся список путем установки в нее курсора. Пусть это будет та же ячейка А9.

3. Выбираем в главном меню кнопку «Данные» – «Проверка…».

4. В выпавшем окне «Проверка вводимых значений» выбираем вкладку «Параметры».

5. В поле «Тип данных:» из раскрывающегося списка (подобного тому, который мы создаем) выбираем значение «Список».

6. В появившемся поле «Источник:» указываем диапазон, содержащий список возможных значений.

7. Устанавливаем (если он не установлен по умолчанию) флажок «Список допустимых значений» и нажимаем кнопку «ОК».

Раскрывающийся список готов. Его можно скопировать как формулы в любое количество ячеек!

Вариант №3 — «Сложный».

Этот вариант создания раскрывающегося списка, не смотря на свое название «Сложный», по сути таковым не является. Для создания выпадающего списка в нем используется элемент «Поле со списком» панели инструментов «Формы».

Создадим раскрывающийся список этим способом.

1. Создаем список-справочник в ячейках А2…А8.

2. Выбираем в главном меню кнопку «Вид» – «Панели инструментов» – «Формы».

3. В появившейся панели «Формы» выбираем «Поле со списком» и рисуем его, например, в ячейке А9.

Элемент «Поле со списком» размещается не в самой ячейке, а, как бы, над ней!!! Элемент может быть большим и находиться над несколькими ячейками.

4. Щелкаем правой кнопкой мыши по нарисованному элементу и в появившемся контекстном меню выбираем «Формат объекта».

5. В выпавшем окне «Форматирование объекта» на вкладке «Элемент управления» заполняем поля в соответствии с рисунком, расположенном ниже и нажимаем «ОК».

6. Раскрывающийся список готов. Он выводит порядковый номер элемента списка в связанную ячейку В9. (Можете назначить любую удобную вам ячейку, не обязательно В9!)

Для вывода в какую-либо ячейку самого значения из списка-справочника применим функцию ИНДЕКС. Допустим, нам необходимо вывести значение в ячейку А9, расположенную под элементом «Поле со списком».

Для этого в ячейку А9 запишем формулу: =ИНДЕКС(A2:A8;В9)

Наглядный пример подробно рассмотрен в статье « ». Можно перейти по ссылке и ознакомиться.

Раскрывающийся список, созданный этим способом плюс применение функций ИНДЕКС и/или ВПР предоставляют безграничные возможности пользователю при извлечении данных из различных базовых справочных таблиц.

Вариант №4 — «Самый сложный».

Для создания выпадающего списка в этом случае используется также элемент «Поле со списком», но панели инструментов «Элементы управления» (в MS Excel 2003). Это так называемые элементы ActiveX. Здесь все очень похоже внешне на вариант №3, но значительно шире возможности настройки и форматирования элемента.

1. Выбираем в главном меню кнопку «Вид» – «Панели инструментов» – «Элементы управления».

2. В появившейся панели «Элементы управления» выбираем «Поле со списком» и рисуем его в ячейке А9. Элемент ActiveX «Поле со списком» размещается не в самой ячейке, а сверху, накрывая ее!!!

3. Нажимаем кнопку «Свойства» на панели «Элементы управления» и в выпавшем окне «Properties» («Свойства») вручную вписываем диапазон исходных данных, адрес связанной ячейки (ячейки, куда будет введено выбранное значение) и количество отображаемых строк.

4. Далее при желании можно изменить шрифт, его цвет, цвет фона, и еще ряд параметров… Ничего сложного нет в использовании «Самого сложного» варианта – убедитесь сами. Все интуитивно понятно, хотя базовые знания английского языка не помешают!

5. Отжимаем кнопку «Выход из режима конструктора» на панели «Элементы управления» и проверяем работу раскрывающегося списка. Все работает! Выбранное значение записано в ячейку А9, в нашем примере — под элементом «Поле со списком». Вообще связанной ячейкой может быть абсолютно любая кроме ячеек, где располагается базовый список.

Итоги.

Вариант №0 автоматизирует в некоторой степени заполнение ячеек, но к раскрывающимся спискам, конечно, отношения не имеет и приведен здесь под соответствующим номером, как элементарный вариант автоматизации ввода повторяющихся данных.

На практике я чаще всего создаю раскрывающиеся списки в Excel, используя варианты №1 и №3, реже — вариант №2 и совсем редко — вариант №4, хотя именно он является, безусловно, самым гибким, предоставляющим самые широкие возможности.

Но часто наш выбор в жизни определяют вкусы, стереотипы и привычки! В зависимости от задачи, которую необходимо решить при работе в Excel, следует выбирать наиболее приемлемый и удобный для каждого конкретного случая вариант создания раскрывающихся списков.

Подписывайтесь на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы и не забывайте подтверждать подписку кликом по ссылке в письме, которое придет к вам на указанную почту (может прийти в папку «Спам» — все зависит от настроек вашей почты)!!!

Полезной или нет, оказалась эта статья для вас, уважаемые читатели? Напишите об этом в комментариях.

Если Вы заполняете таблицу в Excel, и данные в столбце могут иногда повторяться, например, название товара, или имя сотрудника, то, чтобы не вводить нужный параметр каждый раз, проще и легче один раз создать выпадающий список и выбирать из него значение.

В статье мы рассмотрим, как сделать выпадающие списки различного вида в таблице Эксель.

Создаем простой выпадающий список

Для этого, в ячейки А1:А7 вписываем данные, которые будут отображаться в списке. Теперь выделим ячейку, в которой создадим выпадающий список – В2 .

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопочке «Проверка данных» .

На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем «Список» . В поле «Источник» можно ввести значения различными способами:

1 – вводим значения для списка вручную, через точку с запятой;

2 – указываем диапазон ячеек, в которые введены данные для выпадающего списка;

3 – выделяем ячейки с именами, кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из меню «Присвоить имя» .

Выделяем ячейку В2 и в поле «Источник» ставим «=» , затем пишем созданное имя.

Таким образом, мы создали простой выпадающий список в Excel.

Если у Вас есть заголовок для столбца, и значениями нужно заполнять каждую строку, то выделите не одну ячейку, а диапазон ячеек – В2:В9 . Тогда можно будет выбирать из выпадающего списка нужное значение в каждой ячейке.

Добавляем значения в выпадающий список – динамический список

При этом мы будем дописывать значения в нужный диапазон, а они будут автоматически добавляться в выпадающий список.

Выделяем диапазон ячеек – D1:D8 , затем на вкладке «Главная» нажимаем «Форматировать как таблицу» и выбираем любой стиль.

Подтверждаем расположение данных и ставим галочку в поле «Таблица с заголовками» .

Вверху пишем заголовок таблицы – «Сотрудники» , и заполняем ее данными.

Выделяем ячейку, в которой будет выпадающий список и кликаем по кнопочке «Проверка данных» . В следующем окне, в поле «Источник» , пишем следующее: =ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]») . У меня одна таблица на листе, поэтому пишу «Таблица1» , если будет вторая – «Таблица2» , и так далее.

Теперь добавим новое имя сотрудника в наш список: Ира. В выпадающем списке оно появилось. Если мы удалим любое имя из таблицы, из списка оно тоже удалится.

Выпадающий список со значениями с другого листа

Если таблица с выпадающими списками находится на одном листе, а данные для этих списков – на другом, то данная функция нам очень поможет.

На Листе 2, выделяем одну ячейку или диапазон ячеек, затем кликаем по кнопочке «Проверка данных» .

Переходим на Лист 1, ставим курсор в поле «Источник» и выделяем нужный диапазон ячеек.

Теперь можно дописывать имена на Листе 1, они будут добавляться в выпадающие списки на Листе 2.

Создаем зависимые выпадающие списки

Предположим, у нас есть три диапазона: имена, фамилии и отчества сотрудников. Для каждого, нужно присвоить имя. Выделяем ячейки оного диапазона, можно и пустые – в них со временем можно будет добавлять данные, которые будут появляться в выпадающем списке. Кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из списка «Присвоить имя» .

Первый называем «Имя» , второй – «Фамилия» , третий – «Отч» .

Сделаем еще один диапазон, в котором будут прописаны присвоенные имена. Назовем его «Сотрудники» .

Делаем первый выпадающий список, который будет состоять из названия диапазонов. Выделяем ячейку Е1 и на вкладке «Данные» выбираем «Проверка данных» .

В поле «Тип данных» выберите «Список» , в поле источник – или введите «=Сотрудники» , или выделите диапазон ячеек, которому присвоено имя.

Первый выпадающий список создан. Теперь в ячейке F2 создадим второй список, который должен зависеть от первого. Если в первом выберем «Имя» , во втором отобразится список имен, если выберем «Фамилия» – список фамилий.

Выделяем ячейку и кликаем по кнопочке «Проверка данных» . В поле «Тип данных» выбираем «Список» , в поле источник прописываем следующее: =ДВССЫЛ($Е$1) . Здесь Е1 – это ячейка с первым выпадающим списком.

По такому принципу можно делать зависимые выпадающие списки.

Если в дальнейшем, нужно будет вписать значения в диапазон, которому задано имя, например, «Фамилия» . Перейдите на вкладку «Формулы» и кликните «Диспетчер имен» . Теперь в имени диапазона выбираем «Фамилия» , и внизу, вместо последней ячейки С3 , напишите С10 . Нажмите галочку. После этого диапазон увеличится, и в него можно будет дописывать данные, которые автоматически будут появляться в выпадающем списке.

Теперь Вы знаете, как сделать раскрывающийся список в Excel.

Оценить статью:

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Вебмастер. Высшее образование по специальности "Защита информации".. Автор большинства статей и уроков компьютерной грамотности

Имеется несколько способов создания выпадающего списка. Выбор одного из них зависит от структуры имеющихся у вас данных.

Первый способ создания двухуровнего списка

Первый способ основывается на создание «умной» таблицы, заголовок которой содержит значения первого выпадающего списка (группы), а строки таблицы соответствуют значениям второго выпадающего списка (подгруппы). Значения элементов подгруппы должны располагаться в соответствующем столбце группы, как на рисунке ниже.

Теперь приступим к созданию первого выпадающего списка группы (в моем случае - список стран):

1. Выберите ячейку, в которую будете вставлять выпадающий список;
2. Переходим на вкладку ленты Данные ;
3. Выбираем команду Проверка данных ;
4. В выпадающем списке выбираем значение Список ;
5. В поле Источник указываем следующую формулу =ДВССЫЛ("Таблица1[#Заголовки]") .

Формула ДВССЫЛ возвращает ссылку на диапазон заголовков «умной» таблицы. Преимущество использования такой таблицы в том, что при добавлении столбцов, выпадающий список будет автоматически расширен.

Осталось создать второй зависимый выпадающий список - список подгрупп.

Смело повторяем 4 первых пункта описанных выше. Источником в окне Проверка данных для второго выпадающего списка будет служить формула =ДВССЫЛ("Таблица1["&F2&"]") . Ячейка F2 в данном случае - значение первого выпадающего списка.

Можно использовать и обычную «неумную» таблицу, однако в этом случае вам придется вручную изменять диапазоны заголовков и строк. В рассмотренном примере это происходит автоматически.

Второй способ создания двухуровнего списка

Второй способ удобно применять, когда данные выпадающего списка записаны в два столбца. В первом идет наименование группы, а во втором - подгруппы.

ВАЖНО! Перед созданием зависимого списка по подгруппам необходимо отсортировать исходную таблицу по первому столбцу (столбец с группой) далее будет понятно зачем это делается.

Для создания выпадающего групп нам понадобится дополнительный столбец, содержащий уникальные значения групп из исходной таблицы. Для создания этого списка используйте функцию удаления дубликатов или воспользуйтесь командой Уникальные из надстройки VBA-Excel.

Теперь создадим выпадающий список групп. Для этого выполните 4 первых пункта из первого способа создания двухуровнего списка. В качестве Источника укажите диапазон уникальных значений групп. Тут все стандартно.

Рекомендация: удобно в качестве источника указывать именованный диапазон. Для его создания откройте Диспетчер имен со вкладки Формулы и присвойте имя диапазону с уникальными значениями.

Теперь самая сложная часть - указать в Источнике динамическую ссылку на диапазон со значениями второго выпадающего списка (списка подгрупп). Решать ее будем с помощью функции СМЕЩ(ссылка, смещ_по_строкам, смещ_по_столбцам, [высота], [ширина]) , которая возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов.

• Ссылка в нашем случае - $A$1 - верхний левый угол исходной таблицы;
• Смещ_по_строкам - ПОИСКПОЗ(F3;$A$1:$A$67;0)-1 - номер строки со значением искомой группы (в моем случае страны ячейка F3 ) минус единица;
• Cмещ_по_столбцам - 1 - так как нам необходим столбец с подгруппами (городами);
• [Высота] - СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$67;F3) - количество подгрупп в искомой группе (количество городов в стране F3 );
• [Ширина] - 1 - так как это ширина нашего столбца с подгруппами.

Табличный редактор от компании Microsoft пользуется огромной популярностью. Такого успеха удалось добиться благодаря самому обширному функционалу среди всех редакторов, представленных на рынке программного обеспечения. Microsoft Excel является самым функциональным из них, но при этом он ещё и достаточно простой в использовании.

В любом случае, как бы то ни было, большинство пользователей даже не десятой части всего функционала не используют. Сегодня мы хотим рассказать Вам об одной интересной возможности – о создании раскрывающихся списков в Экселе. Наиболее часто они требуются для ведения баз данных небольших предприятий, поэтому если хотите сэкономить на услугах секретарши со знанием офисных программ – запоминайте!

Создаем раскрывающийся список в Экселе: способ первый

В данном случае мы воспользуемся инструментом «Проверка данных», который сделает часть работы по созданию списка за нас. Итак, приступим:

Заметьте, насколько легко пользоваться программой Excel – любые задачи решаются действительно в несколько кликов, достаточно потратить порядка пары минут на изучение функционала. Именно по этой причине MS Office, как пакет офисных программ, является самым продвинутым и популярным на рынке.

Есть и более быстрый способ создания выпадающего списка, однако, у него присутствует небольшой минус – такой список может быть расположен исключительно под элементами, которые должны в нём выводиться.

Создаем раскрывающийся список в Excel: способ второй

Если Вас не смущает сказанное выше, в частности, расположение списка под элементами, то можете сэкономить на его создании пару минут. Нужно проделать следующие действия:

Как видите, здесь всё в разы проще, но есть ряд ограничений и с ними придётся мириться, поэтому если Вам важен функциональный список, то лучше всего пользоваться первым вариантом – он значительно более продвинутый.

Поздравляем, сегодня Вы научились делать раскрывающиеся списки в Экселе двумя стандартными методами, без подключения дополнительных модулей.

Проще всего эту задачу выполнить следующим образом. Нажатием правой кнопки по ячейке под столбцом с данными вызываем контекстное меню. Здесь интересует поле Выбрать из раскрывающегося списка . То же самое можно сделать, нажав комбинацию клавиш Alt+Стрелка вниз .

Однако, такой метод не сработает, если желаете создать список в другой ячейке, не входящей в диапазон и в более, чем одной до или после. Это позволит сделать следующий метод.

Стандартный способ

Потребуется выделить диапазон ячеек , из которых будет создан выпадающий список , после чего Вставка – Имя – Присвоить (Excel 2003). В более новой версии (2007, 2010, 2013, 2016) перейдите на вкладку Формулы , где в разделе Определенные имена обнаружите кнопку Диспетчер имен .

Жмем кнопку Создать , вносите имя, можно любое, после чего ОК .

Выделите ячейки (или несколько), где хотите вставить выпадающий перечень требуемых полей. В меню выберите Данные – Тип данных – Список . В поле Источник внесите ранее созданное имя или же можно просто указать диапазон, что будет равносильно.

Теперь полученную ячейку можно скопировать в любое место на листе, она будет содержать перечень необходимых элементов таблицы. Также её можно растянуть, чтобы получить диапазон с выпадающими списками.

Интересный момент – при изменении данных в диапазоне, основанный на нем список также будет меняться, то есть он будет динамическим .

Используем элементы управления

Метод основан на вставке элемента управления, называемом «поле со списком «, которое будет представлять собой диапазон данных.

Выберите вкладку Разработчик (для Excel 2007/2010), в других версиях потребуется активировать эту вкладку на ленте в параметрах – Настроить ленту .

Переходим на эту вкладку – жмем кнопку Вставить . В элементах управления выбираем Поле со списком (не ActiveX) и нажмите по значку. Нарисуйте прямоугольник .

Правой кнопкой по нему – Формат объекта .

Связью с ячейкой выберите то поле, куда следует поместить порядковый номер элемента в списке. Затем жмем ОК .

Применение элементов ActiveX

Все, как и в предыдущем только выбираем Поле со списком (ActiveX).

Отличия в следующем: элемент ActiveX может находиться в двух вариантах — режиме отладки , позволяющем изменять параметры, и — режиме ввода , можно только производить выборку данных из него. Смена режимов осуществляется кнопкой Режим Конструктора во вкладке Разработчик .

В отличии от остальных способов этот позволяет настраивать шрифты, цвета и осуществить быстрый поиск.