Автоматическая сортировка писем в Gmail. Не волнуйтесь, я сейчас все объясню

В мире есть не так много вещей, которые можно было бы принести из магазина, распаковать — и сразу использовать. Большинство технических новинок требуют, чтобы перед началом использования вы хотя бы прочли инструкцию «Quick start».

Дело в том, что так как никаких папок в Gmail нет изначально, то ничего никуда перемещать не надо. Просто присваиваешь письму метку «Спам» и проваливается оно в преисподнюю. Но народ-то привык к папкам! И вот, специально для таких ретроградов создана кнопка «Переместить в…»

Собственно, как я уже говорил, выбирая какой-либо пункт из списка, вы просто присваиваете письму метку. Но при использовании «Переместить в…» вы одновременно еще и архивируете письмо, удаляя его из папки «Входящие». То есть вместо двух кликов: «присвоить ярлы»к и» архивировать» можно обойтись лишь одним. Визуально это ничем не отличается от перемещения писем из папки в папку. Мелочь, а приятно….

5. Быстрый поиск письма.

Gmail не позволяет сортировать письма. Зачем? Зачем утомительно пролистывать страницу за страницей упорядоченный по авторам или дате отправки список, если можно просто найти нужное письмо. Ведь это почта от поискового гиганта Google, в конце концов. Как и в любом порядочном поиске тут есть возможность расширенного поиска? которым, впрочем, пользоваться приходится редко. намного проще искать прямо из поисковой строки используя специальные «гугловские» операторы:

Оператор	Пояснение	Пример
from:	Ищет почту от определенного отправителя	Пример: from:Ivan Значение: Письма от Ivan
to:	Почта, направленная определенному адресату	Пример: to:Анна Значение: Все сообщения, посланные Анне (от вас или кого-либо иного
subject:	Поиск в теме письма	Пример: subject:семинар Значение:Сообщения со словом «семинар» в теме
OR	Поиск всех сообщений, содержащих слово A или слово B* *OR должно быть написано заглавными буквами	Пример: from:Ivan OR from:Анна Значение: Письма от Анны или от Ivan
— (дефис)	исключить из поиска слово, стоящее после дефиса	Пример: семинар -таймменеджмент Значение: Сообщения, содержащие слово «семинар» в теме письм, но не содержащие слова «таймменеджмент»
label:	Искать сообщения, помеченные определенной меткой* *Искать среди не помеченных этой меткой не будет	Пример: from:Ivan label:learn Значение: сообщения от Ivan, помеченные меткой «learn»
has:attachment	Поиск только среди сообщений с вложением	Пример: from:david has:attachment Значение: Сообщения от David с вложениями
list:	Поиск в списках рассылки	Пример: list:[email protected] Значение: сообщения с адресом [email protected]в хеадере, посланное по списку рассылки.
filename:	Поиск по имени или расширению приложенных к письмам файлов	Пример: filename:physicshomework.txt Значение: Сообщения со вложением по имени «physicshomework.txt» Пример: label:work filename:pdf Значение: Сообщения помеченные «work», содержащие PDF файл в приложении
» « (quotes)	Искать точное вхождение фразы	Пример: «i’m feeling lucky» Значение: Сообщения, содержащие фразу «i’m feeling lucky» или «I’m feeling lucky» Пример: subject:»dinner and a movie» Значение: Сообщения, содержащие фразу «dinner and a movie» in the subject
()	Группировка слов используются для того, чтобы включить/исключить отдельные слова	Пример: from:Ivan(обед OR кино) Значение: сообщения от Ivan, соержащие одно из двух слов — либо «обед» либо «кино» Пример: subject:(dinner movie) Значение: сообщения, содержащиеоба слова одновременно «dinner» и «movie»
in:anywhere	Искать во всех местах Gmail, даже в мусоре* *Сообщения, помеченые как Spam или Trash обычно не включаются в результаты поиска	Пример: in:anywhere кино Значение: сообщения в Вся почта , Spam , и Trash , которые содержат слово «кино»
in:inbox in:trash in:spam	Искать сообщения в Inbox , Trash , или Spam	Пример: in:trash from:amy Значение: Messages from Amy that are in Trash
is:starred is:unread is:read	Искать среди письем, помеченных звездочками, непрочитанных или прочитанных	Пример: is:read is:starred from:David Значение: Messages from David that have been read and are marked with a star
cc: bcc:	Искать по получателю копии письма cc: или скрытой копии bcc:	Пример: cc:david Значение: Писма, посланные копией на адрес David
after: before:	искть сообщения, написанные после определенного времени* *Дата задается в формате yyyy/mm/dd.	Пример: after:2009/04/16 before:2009/04/18 Значение: Сообщения, посланные с 16 апреля 2009 по 18 апреля 2009.
is:chat	Искать в сообщениях чата	Пример: is:chat козёл Значение: Все сообщения в чате, в которых есть слово «козёл»
deliveredto:	искать сообщения, направленные на чей-то адрес от робота, использующего заголовок Delivered-To вписьме.	Пример: deliveredto:[email protected] Значение: Все сообщения с адресом [email protected] в заголовке Delivered-To: сообщения

6. А вы держите папку Входящие пустой?

Одним из основных принципов разумной организации любого потока информации, как учат нас гуру по тайм менеджменту, является наличие в папке входящие только тех писем, по которым нужно предпринять какие-либо действия. Захламление этой папки приводит ктому, что важные письма в нужный момент затеряются в куче рутинных записок.

При архивировании письма перемещаются из входящих в папку Все письма , что позволяет очистить папку входящих писем, ничего не удаляя. Заархивированные письма находятся в папке «Все письма» с любыми назначенными ярлыками. Их можно найти, выполнив поиск в аккаунте. Когда на архивированное письмо приходит ответ, цепочка, в которой оно содержится, снова отображается во входящих.

Чтобы заархивировать письма, выполните указанные ниже действия.

1. Выберите письма, установив флажки рядом с именами отправителей.
2. Нажмите кнопку «Архивировать» .

Открытые цепочки можно заархивировать, нажав кнопку «Архивировать» в верхней части страницы.

7. Импортируйте почту из своих старых почтовых ящиков.

Gmail позволяет импортировать всю почту из ваших старых почтовых ящиков. При этом для ряда сервисов (из российских поддерживаются yandex.ru, ya.ru, yandex.ua, bk.ru, inbox.ru, list.ru, mail.ru) возможен импорт не только почты, но и адресной книги.

Чтобы импортировать контакты, выполните указанные ниже действия. Прежде чем приступить к делу, учтите, что у вас должен быть доступ к старому аккаунту электронной почты.

1. Нажмите на ссылку Настройки .
2. Под вкладкой Аккаунты и импорт нажмите на кнопку Импорт почты и контактов .
3. В появившемся окне введите адрес аккаунта, из которого нужно импортировать контакты. Нажмите Продолжить .
4. Введите пароль к другому аккаунту и нажмите Продолжить .
5. Установите все нужные флажки.
   • При импорте контактов информация из адресной книги старого аккаунта импортируется в раздел «Контакты» в Gmail.
   • Если установлен флажок «Импортировать почту», все имеющиеся в старом аккаунте сообщения импортируются во входящие в Gmail.
   • При необходимости можно установить флажок «Импорт новой почты»: в этом случае в аккаунт Gmail импортируются все сообщения, которые поступят на старый аккаунт в течение следующих 30 дней. Эти сообщения не появятся в Gmail сразу же после их поступления на другой аккаунт. Обновление произойдет в течение одного или двух дней.
   • Кроме того, к импортируемым письма можно автоматически добавлять ярлык, указывающий на то, что они были отправлены на другой аккаунт.
6. Нажмите Начать импорт. Импорт продолжится, даже если вы покинете страницу «Настройки» или выйдете из Gmail.
7. Контакты и письма будут импортированы. Это может занять от 24 до 48 часов, поэтому импортированные письма не появятся в Gmail сразу после нажатия на кнопку OK . Чтобы проверить состояние импорта, откройте вкладку Аккаунты и импорт на странице «Настройки». Как только импорт завершится, в верхней части папки «Входящие» появится сообщение с подтверждением.

8. вам не надоело стандартное оформление почтовика?

Мой GMail, например, изменяет цвет в зависимости от погоды. Я пишу эти строки пасмурным февральским утром. И тема моего почтовика соответствующая:

Вечером небо над моим домом почернеет, и тема почернеет вместе с ним. А завтра, когда взойдет солнце, я его увижу и в своей почте Gmail. Не знаю уж каким образом, но в Google умудрились привязать эту тему не только ко времени суток, но и к погоде.

9.Не изменяй старым друзьям.

Впрочем, совершенно не обязательно пользоваться только одним адресом электропочты. Я настроил свой Gmail так, что могу посылать письма. не выходя из Gmail с пяти своих адресов. Это очень удобно — иметь для разных целей разные адреса. еще удобнее иметь возможность работать со всеми из одного места.

10. Кто будет бороться со спамом — Пушкин?

Нет, не Пушкин. Я доверяю эту борьбу Gmail’y. Обяснить почему?

Статистика.

Известно,что на то, чтобы понять, является ли письмо спамом, требуется в среднем 5 секунд. Я получаю примерно сотню мусорных писем в день. 500 секунд — это почти десять минут в день. Немного, но мне их жалко. Я их деллю с миллионами пользователей Google.

Потому что, если ко мне приходит письмо со спамом. я помечаю его. И это же одновременно делает еще сто человек. Досто первого это письмо не дойдет. Оно будет признано спамом и выброшено на помойку. судя по тому, что в мой ящик спам почти не проникает, я очень часто становлюсь в этом списке то сто первым, то сто пятидесятым, а то и пятисотым. это очень удобно — работать плечом-к-плечу с надежными партнерами.

Ну, вот и все на сегодня. скажите честно, сколько фишек из этих перечисленных вы не знали? А о скольких знали, но не понимали, зачем они нужны?

Гмаил позволяет настроить папку "Входящие": макет по умолчанию (с категориями), три макета, которые ставят различные типы писем сначала ("важные", "непрочитанные" и "помеченные"), а также макет папки на основе приоритета, который сортирует почту по важности.

Если вы хотите получить больший контроль над своей электронной почтой, макеты папки входящих по умолчанию и по приоритету будут для вас наиболее полезными: один разбивает письма на категории, другой по приоритету. Вы должны попробовать разные раскладки, пока не найдёте ту, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Мне нравится макет по умолчанию, потому что он позволяет мне отделить важные письма от рекламы на отдельных вкладках.

Нажмите кнопку шестерёнки, откройте меню настроек и выберите вкладку "Папка "Входящие". Под "Тип папки "Входящие" в выпадающем меню выберите макет для входящих.

Пропустить входящие сообщения.

Не каждое сообщение должно быть обработано вручную в почтовом ящике, прежде чем оно попадёт в архив. Для автоматического удаления некоторых писем, например, квитанций или сообщений, связанных с рабочим проектом, можно создать фильтр, который пропускает входящие сообщения.

Для этого нажмите на кнопку шестерёнки, откройте меню "Настройки", и перейдите на вкладку "Фильтры и заблокированные адреса". В нижней части экрана нажмите на ссылку "Создать новый фильтр" и заполните параметры фильтра (например, письма со словом "квитанция" в строке темы), прежде чем нажать "Создать фильтр в соответствии с этим запросом." Далее, выбрать то, что ваш фильтр будет делать, установите галочку на "Пропустить входящие (архивировать)" и все последующие письма отфильтрованы не попадая во входящие и переместится сразу в архив. Вы также можете установить галочку "Отметить как прочитанное ", значит если вы отфильтровали сообщение, вам не надо его читать.

Добавление ключевых слов.

Система архивирования в Гмаил не поощряет пользователей к удалению чего-либо, что является фантастическим бредом для акул цифрового мира, вроде меня. Но это также означает, что приходится пробираться через кучу электронного мусора, когда надо найти конкретный адрес электронной почты, даже если есть организованная, цветная система маркировки.

Параметров поиска в Гмаил достаточно, но это можно же взять дело и в свои руки: всякий раз, когда приходит письмо, которое может пригодиться в будущем, можно переслать его себе же и добавить несколько уникальных, запоминающихся ключевых слов или фраз. Теперь, вместо того, чтобы пытаться искать важное письмо по датам, вы можете просто ввести свои ключевые слова/фразы, и нужный адрес электронной почты тут же появится.

Профессиональный поиск.

Если вам нужно найти в архиве почты что-то, чему вы до добавили удобные ключевые слова, придётся использовать поисковую систему Gmail. Вот некоторые продвинутые операторы поиска, которые могут помочь вам найти то, что вы ищете в море из 20000 старых писем.

Исключить сообщения от определенными метками можно командой: -label:[имя метки] . Это особенно полезно, когда вы хотите исключить журналы чатов, просто наберите -label:chats в поле поиска. Вы также можете найти сообщения с определёнными ярлыками оператором +label:[ имя метки ] . Операторы "+" и "-" работают с другими операторами поиска тоже.

Поиск сообщений за определённый период времени от before:[гггг/мм/дд] и после after:[гггг/мм/дд] .

Найти конкретные типы вложений с именем файла filename: . Например, если вы хотите найти сообщения с прикрепленными PDF-файлами, введите filename:pdf .

Обычный поиск не включает сообщения в папке "Корзина" или "Спам". Чтобы найти сообщения в папке "Корзина", используйте in:trash . Для поиска сообщений в папке "Спам", используйте in:spam . Чтобы найти сообщения во всех папках, в том числе корзине и спаме, используйте оператор in:anywhere .

Цветовой код меток.

Метки могут быть использованы для сортировки и классификации сообщений в Гмаил. Но их также трудно читать, особенно, когда вы смотрите на бесцветную стену из писем. К счастью, вы можете сделать свои письма более визуально организованными (и привлекательными) по цветам кодирования для некоторых или всех меток.

Чтобы сделать это, наведите курсор мыши на левую колонку, затем на метку, которой требуется цветовой код, пока не увидите небольшую стрелку, указывающую вниз. Нажмите на стрелку и появится меню опций. Наведите курсор мыши на "Цвет ярлыка", появится другое всплывающее меню, на этот раз с выбором из предустановленных цветовых схем меток (текста и фона), а также опции для добавления пользовательских цветов или удаления цветов. Нажмите на цветовую схему, чтобы назначить её метке; повторите этот шаг со всеми другими важными метками.

Удалить старые вложения.

Пользователи Гугла получают 15 ГБ свободного пространства, которое разделено между Gmail, Google Диском и Google+ Фото. Если вы обнаружили, что достигли лимита, удаление старых писем с большими вложениями является простым способом освободить место.

Чтобы найти эти такие письма, перейдите в поле поиска и нажмите стрелку вниз с правого края, чтобы открыть форму расширенного поиска. Для поиска сообщений с вложениями, установите галочку с надписью "Есть прикреплённые файлы" и нажмите кнопку поиска (можно также ввести "has:attachment" в поле поиска). Чтобы найти сообщения электронной почты, размер которых превышает определенный, независимо от наличия вложения, заполните дополнительные параметры поиска. Для параметра "Размер" выберите "Больше чем" и введите размер в байтах, килобайтах или мегабайтах и ​​нажмите поиск.

Создание вложенных меток.

Вы можете дополнительно организовать свои метки путём создания вложенных меток или субиеток. С субметками, вы можете классифицировать сообщения ещё более подробно, вместо того, чтобы просто что-то просто обозначить, как "Работа", например, вы можете пометить это, как "Работа> Важные проекты."

Для создания субметки, выберите сообщение, а затем нажмите кнопку "Ярлыки". Нажмите кнопку "Создать" и заполните имя новой субметки. Чтобы вложить метки, установите галочку "Разместить ярлык под" и из выпадающего меню выберите родительский ярлык.

Добавить панель предварительного просмотра.

Добавление панели предварительного просмотра в почту может помочь вам быстро разобрать электронную почту, без необходимости открывать каждое письмо.

Чтобы добавить панель предварительного просмотра, нажмите кнопку шестерёнки, откройте меню "Настройки" и перейдите на вкладку "Лаборатория". Лаборатория - это экспериментальные функции, которые ещё в бета-версиях, и которые не являются (пока) стандартом в Гмаиле. На вкладке "Лаборатория", найдите функцию под названием "Область просмотра" и нажмите кнопку "Включить". Нажмите "Сохранить изменения" и вернитесь в почтовый ящик. Теперь вы увидите небольшую кнопку панели просмотра рядом с кнопкой шестерёнки. Нажмите на кнопку, чтобы включить или выключить панель предварительного просмотра, или нажмите на стрелку вниз, чтобы выбрать "Не разделять" (панель предварительного просмотра в выключенном состоянии), "Разделение по вертикали" (список писем слева, предварительный просмотр сообщения справа) или "Разделение по горизонтали" (список писем сверху, предварительный просмотр внизу).

Включение чата с правой стороны.

Чат с правой стороны - ещё одна функция "Лаборатории", и это простой способ ограничить левую колонку и максимизировать использование площади экрана (особенно если у вас широкий экран).

Для включения этой функции нажмите кнопку шестерёнки, откройте меню настроек и выберите вкладку "Лаборатория". На этой вкладке, найдите функцию под названием "Чат с правой стороны". Нажмите кнопку "Включить", а затем кнопку "Сохранить изменения". Ваш список чата прижмётся к правой стороне экрана, разгружая левую колонку, уменьшив при этом беспорядок в левой колонке.

Выберите ярлыки, которые можно показать.

Разгрузите левую колонку, показывая только часто используемые ярлыки.

Чтобы изменить параметры отображения для отдельных меток, нажмите кнопку шестерёнки и перейдите в раздел "Настройки". Нажмите на вкладку "Ярлыки" и вы увидите список ярлыков: Системные ярлыки, Категории, Круги и Ярлыки (созданные вами). В столбце "Показывать в списке ярлыков" вы можете: показать, скрыть или показать, если есть непрочитанные по отдельным меткам. Выберите настройки для каждой метки и нажмите "Сохранить изменения".

Если вы выбрали скрытие каких-либо ярлыков, вы теперь увидите ссылку "Ещё" в левой колонке. Вы можете также показать/скрыть ярлыки, перетаскивая их вверх или вниз на эту ссылку.

Использование псевдонимов адресов.

Вы можете использовать псевдонимы адресов, чтобы получить дополнительное удобство при сортировке почты, просто добавьте "+какой-то.псевдоним" к своему адресу электронной почты (после имени пользователя, но перед "@gmail.com"), и этот адрес будет так же относиться к вашему почтовому ящику. Например, отправить сообщение на "[email protected]" это то же самое, что и отправить письмо на "[email protected]" или " [email protected]".

Люди часто используют псевдонимы, чтобы отфильтровать нежелательные сообщения (например, "[email protected]"), но вы также можете использовать это для фильтрации важных сообщений. Я предупреждаю свои тесные контакты по электронной почте, что важные сообщения мне присылать на "[email protected], и у меня есть фильтр, настроенный таким образом, что любое сообщение, отправленное на этот адрес идёт прямо в мой приоритетный почтовый ящик.

Автоматически пересылать важные сообщения.

Моя мама любит следить за моими путешествиями (в основном потому, что она мама), поэтому она всегда просит меня переслать мой маршрут поездки. Хотя я обычно помню, что это надо сделать, но время от времени забываю. Вместо того, чтобы разочаровывать мать, которая убеждена, что я выпал из поезда где-то в центре Сибири, потому что она не может отслеживать мой полет, я решил просто настроить фильтр, который автоматически пересылает все мои сообщения в поездке ей.

Во-первых, вам необходимо добавить адреса пересылки. Можно добавить адрес пересылки, только если получатель даёт на это разрешение, так что вы, вероятно, сможете сделать это с людьми, которые вам близки или с адресами электронной почты, которыми вы владеете сами. Для добавления адреса пересылки, нажмите кнопку шестерёнки, перейдите в раздел "Настройки" и нажмите на вкладку "Пересылка и POP/IMAP". Под "Пересылка", нажмите кнопку "Добавить адрес пересылки". Введите адрес электронной почты, который вы хотите добавить, и нажмите "Далее". Код подтверждения будет отправлен по электронной почте на этот адрес. Вы или ваш получатель должен нажать на ссылку в этом подтверждении перед началом автоматической пересылки.

После того, как вы добавили адреса пересылки, вы можете создать фильтр, вернувшись в настройки и нажав на вкладку "Фильтры и заблокированные адреса". В нижней части экрана, нажмите кнопку "Создать новый фильтр" и заполните параметры. Нажмите кнопку "Создать фильтр поиска". На следующем экране, установите галочку рядом с надписью "Переслать" и выберите адреса пересылки, на которые вы хотите дублировать эти письма.

Мастер искусства фильтрации.

Фильтры особенно мощный инструмент, если вы используете их творчески. Если вы уже освоили основные фильтры (фильтрацию сообщений от определённого отправителя или имени домена и размещение их в заданную папку), вот некоторые другие идеи фильтрации, которые могут оказаться полезными:

Используйте оператор filename:[тип файла] для создания фильтров для различных типов содержимого. Например, можно использовать имя filename:jpg или filename:png, чтобы положить все письма с вложенными фотографиями в папку с фотографиями.

Фильтруйте сообщения, которые имеют ваш адрес электронной почты в поле "От" и "Кому" и отправьте их в папку с надписью "Заметки". Теперь вы можете отправить себе письмо и найти все свои заметки/напоминания/списки дел в одном месте.

Для очень важных писем, которые вы не хотите потерять, создайте специальный хэштег (например, #NEVERDELETE) и специальный резервный аккаунт Гмаил. Затем настройте фильтр, который фильтрует сообщения электронной почты с этим хэштегом и автоматически направляет их на резервный аккаунт.

Сожмите все это.

Это может показаться незначительным фактом, но это определённо может повлиять на том, как ваш почтовый ящик выглядит (и работает). Для того, чтобы установить плотность отображения в вашем почтовом ящике, нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу и выберите: "Просторный" (широко расставленный), "Обычный" (с умеренным разносом элементов), или "Компактный" (все сжимается).

Архивировать всё.

Вам нужен ключ к очистке входящих? Архивация всего и вся. И простой способ убедиться в том, что уже прочитанные и обработанные письма не засоряют ваш почтовый ящик - включить функцию "Отправка и архивирование".

Нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу и выберите "Настройки> Общие> Отправка и архивирование" и нажмите на пункт рядом с "Показать кнопку "Отправить и архивировать в ответе". Нажмите кнопку "Сохранить изменения" в нижней части экрана, чтобы сохранить сделанные изменения.

Теперь, когда вы отвечаете на сообщение, вы увидите две кнопки: "Отправить и архивировать" и "Отправить". Нажмите "Отправить и архивировать", чтобы автоматически архивировать ветку сообщения, очищая свой почтовый ящик.

Для тех, кто еще не пользуется почтовым клиентом Gmail хочу немного его прорекламировать:

• Gmail позволяет связать несколько аккаунтов, такие как youtube, feedburner, picasa.
• Почта Google совместима (принимает письма) со многих сервисов, которые не доступны в других почтовых клиентах.
• Электронная почта от гугл дает свободное пространство 10 гигабайт.
• Имеет чат внутри почты , позволяющий пользователем Google общаться между собой.
• Имеет массу настроек облегчающих работу с почтой , а таких настройках мы сегодня и поговорим, а точнее о фильтрах.

Вы можете посмотреть в видео-обзоре.

Как создать фильтр писем на Gmail.com

Заходим в свой почтовый аккаунт mail.google.com . Первый шаг — это нужно открыть параметры поиска:

Теперь определяем, какие письма мы будем помещать в новый ярлык. Для примера я объединил два параметра. Создаем фильтр поиска «От кого» и с вложением такого же запроса (вы можете вписать любою имя или слова, которое будете отслеживать), у меня это . Теперь жмем «Создать фильтр в соответствии с этим запросом». Появится новое окно с более детальными настройками. Здесь нам надо указать, как позиционировать новое письмо (архивировать, пометить звездочкой или выводить как прочитанное), еще нам нужно определить под каким ярлыком размещать новые письма (либо выбираем из готовых, либо здесь же создаем новый ярлык). Google найдет письма с нужным нам вложением и галочкой отмечаем «Так же применить фильтр к объектам», жмем «Создать».

Теперь перейдя на вновь созданный ярлык мы получим результат с нужными нам, вложенными письмами.

Осталось только сделать поиск по фильтрам более наглядным. Находим нужный нам ярлык и справа от него жмем маленький треугольник. Появится окно, где мы можем задать ему цвет и расположение в меню.

На этом настройка фильтра для почтовых писем Gmail.com завершена, надеюсь это поможет вам не потеряться среди множества входящих посланий.

В качестве бонуса советую вам зайти в настройки вашего почтового аккаунта, вкладка «Лаборатория» и поэкспериментировать с возможными функциями. В этом разделе довольно много интересных, а самое главное полезных функций.

На самом деле возможностей у джимайла огромное количество, просто статья просвещенна непосредственно фильтрам писем и сделать более полный обзор планирую в дальнейшем, а пока не забудьте подписываться на обновления блога через форму внизу.

С чего начать?

До оптимизации мой ящик выглядел примерно так:

Сразу отправляемся в настройки (Setting ), подпункт «Ярлыки» (Labels ), чтобы избавиться от кучи ненужных «папок»-ярлыков - я приверженец минимализма.

У меня есть два дополнительных ярлыка: Subscribe (подписка) для рассылок и Notify (уведомления) для, внезапно , уведомлений с разных сайтов. Т.е. это те письма, которые отправляются роботами, и менее интересны. Для ярлыков можно задать свои цвета, чтобы сразу отличать их друг от друга в режиме показа всей почты (All Mail ).

Затем напротив ярлыков следует выбрать пункты «Скрывать (Hide )» или «Показывать, если есть непрочитанные (Show if unread )» - тогда лишние папки без новых писем не будут мозолить глаза. При необходимости их всегда можно найти, развернув список.
Сохраните изменения и посмотрите, насколько просторнее стало в списке слева!

Фильтры

Теперь самое главное: фильтры! Это моя любимая тема.
Раньше я удалял уведомления из входящих, чтобы важные письма не терялись среди хлама («умному» сортировщику гугла я не доверяю, как и альтернативным режимам отображения входящих). Теперь всё по своим местам.

Для начала откроем какое-нибудь письмо из входящих, которое нам прислал робот, в примере - от lifehacker.ru .

Можно скопировать адрес или только домен с собачкой, по ситуации. После чего идём в настройки, раздел «фильтры ». В самом низу есть ссылка для создания нового фильтра.

Перед вами откроется окошко. Заполняем соответствующие поля (в моём случае достаточно поля «От:»), и жмём ссылку «Создать фильтр » (Create filter with this search ).

Теперь самое интересное. Здесь нужно поставить галку «Пропустить входящие » (Skip the inbox ), чтобы письмо не мозолило глаза; «Применить ярлык » (Apply the label ) - выбрать нужное, у меня это Notify; «Не отправлять в спам » (Never send it to spam ) - и на старуху бывает проруха; «Не помечать как важное » (Never mark it as important ) - редко такие письма бывают особо важными, но Google их упорно таковыми помечает; «Применить к другим письмам » (Also apply filter to %count% matching conversations ) - это поместит в нужную «папку» все остальные письма из входящих, которые отвечают условиям фильтра, таким образом освободив от подобного хлама входящие.

Кому-то может показаться большой рутиной перебирать письма вручную, но всё ли так плохо? Уведомления и рассылки мы получаем регулярно. Достаточно потратить 40 секунд на поступившее письмо, и оно больше никогда не отвлечёт внимания от действительно важных сообщений. На постепенное наполнение списка у меня ушло около недели - как раз тот отрезок, за который с каждого сервиса, которым я пользуюсь, пришло хотя-бы одно письмо.
Кроме того, фильтры очень гибкие. Посмотрите на скриншот:

Можно настроить фильтр как на определённый почтовый ящик, так и на целый почтовый домен, или на ключевую фразу в теме. На скриншоте я даже настроил пару фильтров для спам-писем, которые настырно лезли ко мне в ящик.

Дополнительно

Напоследок ещё пара менее важных советов.


1. Как уже говорил переводчик предыдущей статьи, стоит убрать Веб-подборки (Web-clips ) в настройках, поскольку они очень похожи на простую рекламу.
2. В разделе настроек «Входящие » (Inbox ) можно отключить маркеры, они только создают дополнительные, практически бессмысленные значки в папках.
3. Очень полезно привязать сбор почты с других ящиков в Gmail : можно не только управлять всем через один интерфейс, но даже отправлять письма с других ящиков прямо из Gmail.
4. Посетите раздел «Лаборатория » (Labs ), где есть много интересных штучек: счётчик непрочитанных сообщений на значке в браузере, кнопка «Отметить как прочитанное », кнопка для принудительного обновления привязанных по POP -протоколу ящиков и прочее, прочее.
5. Включить текстовые подписи к кнопкам тоже не помешает: меня часто путают голые значки.
6. Наконец, тема Soft Gray мне нравится больше, чем High Contrast - меньше резких линий, ничего лишнего.

Когда на электронную почту поступает много писем от разных адресатов, то со временем становится сложновато среди этих писем находить нужные из старых полученных, если это требуется. В таком случае очень удобно сортировать письма по категориям (папкам или по-другому “ярлыкам”). В данной статье я покажу как это сделать на примере почты GMail.

В качестве примера. Вам на почту часто приходят письмо от одних и тех же адресов, к которым вам время от времени приходится обращаться.

Да, эти письма в случае чего можно попытаться найти и по поиску. Это несложно делается, но найти сможете не всегда. Удобнее когда письма сразу при поступлении сортируются по нужным папкам, либо же вы их сами вручную раскладываете по этим папкам. То есть вы можете настроить фильтры в почте так, чтобы письма от определённых адресов сразу складывались в нужные папки.

Делается это несложно. Рассмотрим ниже как создавать ярлыки в GMail и как привязывать к ним нужные письма вручную и автоматически.

Именно в почте GMail папки называются “Ярлыками”. В принципе оно так и есть, ведь письма все складываются в раздел “Вся почта”, а эти самые папки -это ссылки на нужные письма.

Создание ярлыков (папок) в GMail

Чтобы создать ярлык, нажмите на соответствующую ссылку в самом низу списка папок (входящие, отправленные, спам и т.д.) слева:

В открывшемся окне нужно ввести название ярлыка в верхней строке и нажать “Создать”.

Если у вас ранее было уже создано несколько ярлыков, то вы можете указать, под каким из них в списке будет расположен новый создаваемый вами ярлык, отметив пункт “Разместить ярлык под” и выбрав там нужный.

Всё, ярлык создан. Пример:

Распределение писем по нужным ярлыкам в GMail

Вы можете распределять письма по нужным ярлыкам в GMail как вручную, так и настроить автоматический режим. Автоматическая сортировка писем по ярлыкам - это настройка фильтров в вашей почте, т.е. создание специальных условий, в зависимости от которых с входящими письмами будут производиться нужные вам действия.

Ручное распределение писем

Когда вам нужно перенести в один из созданных ярлыков одно или несколько писем, то достаточно отметить эти письма во входящих, а затем выбрать ярлык для переноса, нажав “Переместить в”.

То же самое можно проделать, открыв сначала письмо для прочтения.

Автоматическое распределение писем

Вы можете настроить специальные фильтры с условиями, чтобы, к примеру, письма, поступающие от определённых адресов на вашу почту, сразу же попадали в нужную папку. Рассмотрим как это сделать в Gmail.

Для этого в настройках почты есть специальный раздел “Фильтры и заблокированные адреса”, где вы можете создать новый фильтр или изменить старый. Но можно не лезть в настройки тогда, когда вы хотите создать фильтр с простейшим условием (чтобы письма от определённых адресов поступали в нужную папку) и для этого проделываем следующее:

Всё. Таким вот образом, настраивая фильтры, можно легко распределять письма по нужным ярлыкам без вашего участия.

Настройка и удаление созданных ярлыков

Вы всегда можете изменить любой из созданных ярлыков или удалить его.

Чтобы открыть настройки ярлыка, кликните по стрелочке справа от него:

Через появившееся контекстное меню вы можете:

Также возможность настроить ярлыки (кроме изменения цвета) доступна в общем разделе “Настройки” GMail, на вкладке “Ярлыки”.

Заключение

Чтобы с почтой Gmail было работать ещё удобнее, рекомендую применять возможность сортировать письма по папкам (т.е. ярлыкам) в Gmail, взять это на вооружение.